Cara Menggunakan Data Validation Untuk Membuat Menu Drop Down Pada Microsoft Excel
Cara Menggunakan Data Validation Untuk Membuat Menu Dropdown Pada Microsoft Excel - Dropdown List atau Combo Box dalam Microsoft Excel bisa dibuat. Ini dengan cara memanfaatkan fitur dari Data Validation.
Untuk dropdown list mungkin sebagian besar dari kita sudah mengetahuinya, yaitu sebuah menu yang menampilkan pilihan dengan bentuk list yang berderet ke bawah.
Menu seperti ini bisa dibuat dalam Excel, dan tentu isi dari list tersebut bisa ditentukan oleh kita sendiri.
Fitur Data Validation merupakan sebuah fasilitas dalam Microsoft Excel yang dapat digunakan untuk membatasi isi cell dengan tujuan utama untuk menghindari kesalahan pada proses input data.
Untuk mempermudah input data serta untuk menghindari adanya kesalahan maka pengaturan atau batasan input data tersebut dibuat menjadi sebuah menu dropdown list atau combo box.
Dengan combo box maka penginput data hanya tinggal memilih data mana yang akan diinput.
Misalnya untuk kolom tahun kita bisa memasukan ke dalam menu dropdown sehingga penginput data tinggal klik tahun berapa yang akan dimasukan.
Untuk mempermudah sebaiknya pelajari terlebih dahulu tentang fitur Data validation yang ada pada Microsoft Excel. Selengkapnya baca pada artikel dibawah ini.
Dalam artikel ini saya akan menjelaskan tentang cara membuat dropdown dalam Microsoft Excel.
Ada dua jenis pola yang bisa kita lakukan dalam membuat Dropdown yaitu list langsung dimasukan ke dalam Data Validation dan List dibuat pada sheet Excel itu sendiri.
Cara Membuat Dropdown Dalam Excel
Seperti yang telah disebutkan diatas bahwa ada dua cara untuk membuat dropdown dalam Microsoft Excel.
Dua cara tersebut adalah berkaitan dengan penempatan list atau sumber data dropdown tersebut.
Pertama membuat dropdown list dengan sumber list data yang langsung disimpan pada Data Validation.
Kedua, dropdown list dengan sumber data untuk list yang dibuat pada sheet atau range Excel.
Untuk cara membuat dropdown Excel tersebut akan saya jelaskan satu - persatu. Untuk Fitur yang digunakan tetap menggunakan Data validation hanya saja letak listnya yang berbeda.
1. Dropdown list Excel dengan list langsung pada Data Validation
Untuk membuat dropdown list dengan cara ini sangat mudah, karena isi untuk list dropdown tersebut langsung dimasukan kedalam source Data Validation.
Bagaimana cara membuat dropdown list dalam Excel ?
Untuk cara membuatnya ikuti langkah - langkah dibawah ini :
1. Pilih cell/range
Pertama pilih cell, range atau rentang dalam Excel yang akan menampilkan dropdown list.
Jika hanya satu cell/range cukup dengan pilih cell tersebut sedangkan jika terdiri dari range maka blok range tersebut. Misalnya yang akan dibuatkan dropdown dari mulai cell A2 sampai dengan A5, maka blok range tersebut.
2. Buka menu Data Validation
Untuk membuka menu Data Validation pilih atau klik Tab Data kemudian klik Data Validation.
3. Isi validation criteria
Setelah muncul menu dari Data Validation selanjutnya isi validation criteria yaitu pada list Allow. Klik list Allow ini kemudian pilih List.
4. Isi pilihan Source
Pada bagian Source ini masukan text list yang akan menjadi pilihan dalam combo box tersebut.
Untuk contohnya saya akan masukan pilihan Tahun kedalam dropdown tersebut yaitu 2017, 2018 dan 2019.
Format penulisan dalam kolom Source tersebut adalah "2017;2018;2019". Masukan teks tersebut kedalam kolom source tanpa tanda kutip.
5. Centang Ignore blank
Selanjutnya pastikan box Ignore blank dan In-cell dropdown tercentang. Khusus untuk In-cell drop-down wajib dicentang karena jika tidak maka dropdown list tidak akan muncul dalam Excel.
6. Isi Input Message dan Error alert jika diperlukan
Isi pilihan ini hanya jika diperlukan saja, Input message digunakan untuk menampilkan pesan saat cell/range tersebut dipilih.
Sedangkan Error alert digunakan untuk menampilkan pesan jika terjadi kesalahan pada input data.
7. Pilih OK
Langkah terakhir pilih OK dan setting ini sudah selesai dilakukan.
Jika semua langkah diatas telah dilakukan dengan benar maka hasilnya akan tampak seperti pada gambar berikut ini :
Gambar sebelah kiri adalah setting pada menu Data validation dan gambar sebelah kanan pada kolom G adalah hasil yang berupa dropdown list pada Excel.
Itulah penjelasan tentang cara membuat dropdown list dalam Excel dengan list yang langsung dimasukan kedalam Data Validation.
Pastikan Anda melakukan urutan semua langkah dari 1-7 diatas dan dropdown pasti akan bisa dijalankan.
2. Dropdown list dengan source disheet Excel
Menggunakan dafta list langsung dalam Data Validation dilakukan jika list tersebut memang tidak banyak, misalnya hanya tahun atau pilihan ya/tidak atau pilihan jenis kelamin.
Kekurangan dari dropdown dengan cara ini adalah jika data untuk list yang akan dimasukan sangat banyak tentu kita akan kesulitan dalam memasukan list tersebut kedalam Data Validation.
Bahkan tentu kita juga akan kesulitan juga jika dropdown list tersebut bersifat dinamis atau sering berubah - ubah.
Solusi untuk jenis dropdown seperti ini adalah dengan menuliskan isi list tersebut dalam sheet Excel.
Untuk cara membuatnya ikuti langkah - langkah berikut ini :
1. Buat daftar list
Hal pertama yang dilakukan adalah membuat daftar pada range Excel. List ini berderet kebawah dengan susunan yang diinginkan, untuk mempermudah mencarinya urutkan berdasarkan huruf awal.
2. Pilih list dan centang In-cell dropdown
Untuk cara ini setelah membuat daftar list kemudian buka menu Data Validation. Sama dengan langkah - langkah pada jenis dropdown yang pertama yaitu pilis list pada menu Allow dan pastikan Ignore blank tercentang.
Pastikan juga In-cell dropdown dicentang, karena jika tidak maka dropdown tidak akan muncul.
3. Isi kolom Source
Ini yang sangat penting, perbedaan cara pertama dengan cara kedua adalah pada pengisian Source.
Untuk dropdown list ini klik kotak source kemudian klik list pada sheet Excel yang telah dibuat pada langkah pertama tadi. Kemudian geser mous dari awal cell tersebut sampai dengan akhir atau tuliskan cellnya langsung pada kolom Source. Misalnya "=$A$2:$A$5".
4. isi Input message dan Error alert jika diperlukan
Pada bagian ini isi hanya jika diperlukan saja karena jika dikosongkanpun dropdown tetap akan berjalan dengan baik.
5. Pilih OK
Langkah terakhir klik OK dan semua proses telah selesai dilakukan.
Jika semua langkah telah dilakukan dengan benar maka hasilnya akan terlihat seperti pada gambar dibawah ini :
Pada gambar diatas yang paling sebelah kiri adalah list yang berada dalam cell A2 sampai dengan A6. Gambar ditengah merupakan setting pada menu Data validation.
Penting untuk diperhatikan adalah pengisin kolom Source, yaitu =$A$2:$A$6
Gambar paling kanan adalah hasil dropdown list yang muncul pada Excel sesuai dengan data list dan juga setting pada Data Validation.
Untuk dropdown yang bersifat dinamis atau mudah berubah akan dibahas pada artikel selanjutnya.
Itulah dua cara membuat dropdown list pada Microsoft Excel, semoga artikel ini bermanfaat untuk semua pembaca.
Posting Komentar untuk "Cara Menggunakan Data Validation Untuk Membuat Menu Drop Down Pada Microsoft Excel"