Menampilkan Data Siswa Lengkap Dengan Foto Dalam Excel

Menampilkan Data Siswa - Setiap sekolah atau lembaga pendidikan pasti memiliki data siswa.

Dalam data siswa tersebut berisi profil lengkap dari masing - masing siswa sesuai dengan identitasnya masing - masing.

Profil dalam data siswa tersebut misalnya berisi nama, jenis kelamin, alamat, kelas, nama orang tua dan lain - lain.

Salah satu yang kadang - kadang dimunculkan dalam data siswa adalah foto dari masing - masing siswa tersebut.

Masalah yang mungkin muncul adalah bagaimana memunculkan foto tersebut kedalam formulir yang sudah kita sediakan untuk mencetak profil siswa ?

Jika pengolahan data siswa ini dilakukan dalam Excel tentu saja foto tersebut bisa ditampilkan sesuai dengn nama siswanya.

Apalagi untuk profil lainnya selain foto pasti sangat bisa dilakukan dengan bantuan rumus Excel VLOOKUP.

Menampilkan Data Siswa Dengan Foto Dalam Excel

Seperti yang disebutkan diatas bahwa kita akan memunculkan foto dan juga profil lainnya dari masing - masing siswa dengan menggunakan rumus Excel VLOOKUP.

Apa itu rumus Excel VLOOKUP ?

Untuk pembaca yang belum mengetahunya bisa sedikit saya jelaskan bahwa dalam Excel rumus VLOOKUP ini dapat digunakan untuk mengambil isi dari sebuah range dan menampilkannya dalam cell tertentu berdasarkan kode atay syarat yang sudah kita tentukan.

Dalam Excel rumus VLOOKUP ini tergabung atau berada dalam kategori Fungsi Pencarian dan Referensi.

Misalnya dalam contoh data siswa ini kita akan menampilkan profil siswa nerdasarakn NIK atau NIM-nya masing -masing.

Baca Juga : Penggunaan dan Fungsi Rumus Excel VLOOKUP  

Untuk rumus Excel VLOOKUP ini tidak akan saya jelaskan secara detail karena sudah ada dalam pembahasan artikel yang lain.



Sebelum menampilkan data siswa tentu saja hal pertama yang kita lakukan adalah membuat sheet data siswanya terlebih dahulu.

Membuat Data Siswa Dalam Excel

Langkah yang pertama kita akan membuat data siswanya telebih dahulu dalam Excel Sheet pertama.



Untuk contohnya silahkan perhatikan gambar berikut ini :

Contoh yang saya buat diatas memang sangat sederhana tetapi bisa disesuaikan dengan kebutuhan.



Silahkan perhatikan dalam contoh diatas saya membuat dua sheet yang masing - masing diberi nama Data Siswa dan cetak.



Sheet Data Siswa ini merupakan data base yang berisi seluruh profile dari masing - masing siswa lengkap dengan fotonya.



Jika kita akan mencetak salah satu atau beberapa profile siswa ini akan dilakukan dalam sheet Cetak.



Dengan demikian kita juga harus mempelajari VLOOKUP beda sheet yang sudah saya jelaskan dalam artikel sebelumnya supaya mempermudah pemahaman penjelasan artikel ini.

Baca Juga : Solusi Untuk Rumus VLOOKUP Beda Sheet Dengan Mudah Dalam Excel

Untuk sheet yang pertama ini tidak ada rumus apapun yang kita gunakan karena hanya merupakan data biasa yang kita input sebagai data base siswa dalam Excel.



Hanya saja hal yang mungkin belum dipahami adalah bagaimana cara insert image atau foto kedalam sheet tersebut.



Insert image dalam Excel dilakukan melalui menu Picture yang terdapat dalam Tab Insert.

Baca Juga : Insert Image, Cara Mudah Menyisipkan Gambar Kedalam File Excel

Jadi intinya silahkan buat data siswa seperti yang terliat dalam contoh diatas dan jika perlu samakan nama sheetnya yaitu Data Siswa.

Menampilkan Data Siswa dan Mencetaknya Dalam Excel

Sheet yang kedua kita gunakan untuk menampilkan atau mencetak profile siswa yang diambil dari sheet Data Siswa yang telah kita buat sebelumnya.



Untuk contoh tampilannya silahkan perhatikan gambar berikut ini :

Dalam contoh diatas terdapat juga foto yang akan berubah jika NIK masing - masing siswa dalam cell E4 diubah.



Untuk membuat form cetak seperti yang terlihat dalam contoh diatas silahkan ikut langkah - langlahnya dibawah ini :





1. Beri nama range yang dibutuhkan





Langkah yang pertama adalah kita akan memberikan nama range dengan Define name atau name box.



Nama range ini akan digunakan dalam rumus VLOOKUP pengambilan data serta pengambilan foto.

Baca Juga : Memberi Nama Pada Range Excel Untuk Digunakan Dalam Rumus

Saya asumsikan pembaca telah mempelajari dan memahami bagaimana cara mengubah nama range dengan Define Name ataupun Name Box supaya penjelasan artikel ini tidak terlalu panjang.



Berikut ini adalah beberapa range dan cell yang namanya harus diubah :

• Range B4:B8 dalam sheet Data Siswa ganti dengan : NIK


• Range B4:E8 dalam sheet Data Siswa ganti dengan : Siswa


• Range F4:F8 dalam sheet Data Siswa ganti dengan : Foto


• Cell E4 dalam sheet Cetak ganti dengan : niktampil

Perhatikan, nama - nama range tersebut diatas harus sama persis pada saat dimasukan kedalam rumus VLOOKUP.



Jika ada yang salah maka data tidak akan tampil sesuai dengan yang kita harapkan.





2. Buatlah dropdown list dalam cell E4





Untuk langkah yang kedua ini sebenarnya sifatnya tidak wajib, jadi jika merasa tidak diperlukan silahkan lanjutkan ke langkah berikutnya.



Dalam cell E4 ini kita akan memasukan NIK dari masing - masing siswa dan untuk mempermudah serta menghindari adanya kesalahan ketik kita akan buatkan dropdown list.



Dropdown list dalam Excel dibuat dengan memanfaatkan menu Data Validation yang ada dalam Tab Data.

Baca Juga : Cara Menggunakan Data Validation Untuk Membuat Menu Dropdown Pada Microsoft Excel

Untuk cara pembuatannya sudah saya jelaskan dalam beberapa artikel sebelumnya.



Tampilan dropdown list tersebut dalam cell E4 adalah sebagai berikut :

Dengan drop down list ini kita cukup dengan memilih NIK yang terdapat dalam dropdown list tersebut.



Sumber dropdown list diambil dari cell B4:B8 dalam sheet Data Siswa yang sudah kita ganti namanya menjadi NIK.



Secara umum langkah - langkah pembuatan dropdown list adalah sebagai berikut :

• Klik cell E4 dalam sheet Cetak


• Klik Tab Data


• Klik Data Validation


• Klik Data Validation


• Dalam Tab Setting kotak Allow pilih List


• Dalam kotak Source masukan rumus : =NIK


• Klik OK

Untuk detailnya tentang cara pembuatan dropdown list ini silahkan pelajari dalam artikel sebelumnya karena dropdown list juga terdiri dari beberapa jenis.





3. Masukan rumus Excel VLOOKUP





Langkah yang ketiga adalah kita akan membuat rumus Excel VLOOKUP untuk Nama, Alamat dan Kelas yang sumber datanya diambil dari sheet Data Siswa.



Adapun rumus - rumusnya adalah sebagai berikut :



Nama / Cell E5 : =VLOOKUP(niktampil;Siswa;2;0)

Alamat / Cell E6 : =VLOOKUP(niktampil;Siswa;3;0)

Kelas / Cell E7 : =VLOOKUP(niktampil;Siswa;4;0)



Silahkan dipahami bahwa untuk niktampil merupakan nama range dari E4 yang sebelumnya sudah kita ganti.



Sedangkan untuk Siswa merupakan nama dari range B4:E8 dalam sheet Data Siswa yang juga sudah kita ganti namanya.



Sampai dengan langkah yang ketiga ini maka untuk Nama, Alamat dan Kelas pasti sudah terisi sesuai dengan NIK masing - masing.





4. Buatlah rumus VLOOKUP untuk gambar





Langkah yang keempat merupakan langkah yang paling sulit dalam pembahasan kita kali ini.



Pengambilan gambar dari sebuah sheet dalam Excel saya menyebutnya dengan VLOOKUP gambar.



Tetapi dalam artikel ini saya tidak akan menggunakan rumus VLOOKUP tetapi rumus MATCH karena untuk menmapilkan gambar dari range yang lain bisa dilakukan dengan beberapa cara yang diantaranya adalah seperti yang saya contohkan dalam artikel ini.



Ada dua langkah utama dalam bagian ini yaitu sebagai berikut :





- Buat nama range : fototampil





Pembuatan nama range fototampil ini akan kita lakukan dengan menggunakan menu Define Name.



Caranya adalah sebagai berikut :

• Klik Tab Formulas


• Klik Define Name


• Kotak Name diisi dengan : fototampil


• Scope : Workbook


• Refers to diisi dengan rumus : =INDEX(Foto;MATCH(niktampil;NIK;0))


• Klik OK

Untuk Foto, niktampil dan NIK merupakan range yang sudah kita ubah namanya dan jika lupa silahkan lihat kembali dibagian atas artikel ini.



Pembuatan nama range fototampil sudah kita lakukan termasuk rumus pengambilan foto juga sudah kita buat seperti langkah diatas.





- Masukan fototampil kedalam kotak Picture





Bagian ini merupakan langkah yang terakhir dan sering salah dalam pembuatannya.



Pastikan langkah ini sesuai dengan instruksi yang saya buat berikut ini :

• Buka sheet Data Siswa, klik cell F4 kemudian copy dengan menekan tombol CTRL+C


• Buka sheet Cetak klik cell C10


• Masih dalam sheet Cetak, klik Tab Home


• Klik tanda panah kebawah dalam menu Paste kelompok Clipboard sebelah kiri layar


• Pilih As Picture


• Klik Paste Picture Link

Sampai dengan langkah ini foto yang terdapat dalam cell F4 sheet Data Siswa sudah pindah kedalam cell C10.



Langkah selanjutnya adalah sebagai berikut :

• Klik gambar dalam cell C10 sheet Cetak


• Dalam kotak function dibagian atas yang terdapat tulisan fx masukan rumus : =fototampil


• Tekan Enter

Jika langkah copy paste gambar dari cell F4 sheet Data Siswa ke cell C10 sheet cetak salah maka rumus =fototampil tidak akan bisa dimasukan.



Jadi, jika itu dialami silahkan ulangi langkah copy paste gambar dari cell F4 ke cell C10 seperti diatas.



Masih kesulitan ?



Silahkan pelajari artikel yang secara khusus membahas tentang VLOOKUP gambar dalam Excel.

Baca Juga : Rumus VLOOKUP Gambar, Cara Menampilkan Gambar Dari Tabel Dengan Rumus Dalam Excel

Semoga dengan mempelajari artikel tersebut langkah yang terakhir bisa diikuti dengan benar.



Ini merupakan langkah yang terakhir sehingga proses pembuatan form cetak sudah selesai dan tinggal mencobanya.



Silahkan ganti NIK siswa dalam cell E4 dan secara otomatis data serta fotonya akan berubah mengikuti NIK tersebut.



Jika kita akan mencetak profile Siswa dalam sheet cetak ada dua hal yang perlu diperhatian yaitu sebagai berikut :

1. Pastikan zoom level sheet Data Siswa harus 100% karena jika kurang atau lebih maka foto dalam sheet cetak akan bergeser tidak diposisi tengah.


2. Jika setelah print foto dalam sheet Data Siswa hilang maka jangan khawatir silahkan naikan atau ubah zoom level sheet Data Siswa ini menjadi lebih dari 100


3. Setelah zoom level diubah maka foto akan muncul kembali sepeti semula dan silahkan zoom level disesuaikan dengan kebutuhan

Untuk ketiga kondisi tersebut diatas saya juga belum tahu persis penyebabnya tetapi sebenarnya itu tidak menganggu rumus Excel yang sudah kita buat sebelumnya.



Jika sudah membaca serta mengikuti seluruh cara diatas tetapi tidak berhasil silahkan lihat dalam contoh filenya berikut ini :





Nama File : Contoh daftar siswa

Ukuran File : 201 kb

Link : contoh





File diatas hanya contoh saja dan silahkan gunakan hanya seperlunya, mohon untuk tidak menyebarluaskan kedalam blog yang lain tanpa izin saya kecuali diadakan perubahan yang cukup banyak.



Itulah pembahasan kita kali ini tentang menampilkan data siswa dalam Excel, semoga artikel ini bermanfaat untuk semua pembaca.

     

Berbagi :