Mengontrol Tanggal Kadaluarsa Barang Dalam Excel Dengan Icon Sets dan Data Bars
Mengontrol Tanggal Kadaluarsa Barang - Setiap membuat data atau laporan barang pasti kita akan menyertakan tanggal kadaluarsa.
Tanggal kadaluarsa ini merupakan batas akhir untuk sebuah barang masih boleh dikonsumsi.
Tanggal kadaluarsa yang dimunculkan dalam laporan data barang tentunya bertujuan untuk menjaga supaya kita tidak melewatkan tanggal kadaluarsa sebuah barang yang akan dijual.
Tetapi jika hanya ditampilkan tanggal saja sangat besar kemungkinan barang yang sudah mendekati tanggal kadaluarsa akan terabaikan begitu saja.
Untuk itu perlu juga kita membuat sebuah control salam bentuk tanda bagi barang yang sudah mendekati tanggal kadaluarsa.
Untuk opsi control ini sebenarnya banyak yang bisa kita lakukan salah satu caranya adalah menambahkan Icon Sets atau Data Bars.
Bagaimana cara menerapkan control tanggal kadaluarsa barang dengan Icon Sets dan Data Bars ?
Untuk caranya mari kita bahas dalam artikel ini selain itu kita juga akan sedikit membahas tentang menu Conditional Formatting yang bisa memunculkan Icon Sets dan Data Bars.
Mengontrol Tanggal Kadaluarsa Barang Dalam Excel
Seperti yang disebutkan diatas bahwa banyak opsi yang bisa kita lakukan untuk memberikan tanda bahwa barang sudah akan kadaluarsa atau bahkan sudah kadaluarsa selain dengan Icon Sets dan Data Bars.
Misalnya kita menambahkan teks dengan kata tertentu pada sebuah cell untuk masing - masing barang dengan rumus Excel IF.
Jika barang masih aman akan muncul teks "Aman", jika barang masuk dalam rentang 30 hari maka akan muncul teks "Mendekati Kadaluarsa" dan untuk barang yang sudah melewati akan muncul juga teks tertentu.
Untuk bentuk rumusnya silahkan kreasikan oleh Anda terutama yang sudah membaca pembahasan rumus IF Excel.
Selain contoh tersebut dalam artikel sebelumnya kita sudah membahas tentang memberikan warna pada barang yang akan kadaluarsa.
Inipun merupakan opsi untuk mengontrol tanggal kadaluarsa dalam Excel karena warna yang muncul bisa berbeda - beda sesuai dengan kebutuhan kita.
Mari kita kembali ke pembahasan utama kita yaitu mengontrol tanggal kadaluarsa barang dengan Icon Sets dan Data Bars.
Mengontrol Tanggal Kadaluarsa Barang Dengan Icon Sets
Icon Sets merupakan salah satu menu yang muncul didalam Conditional Formatting.
Jika mengontrol tanggal kadaluarsa barang dengan Icon Sets maka dalam salah satu kolom akan muncul tanda berupa warna sebagai indikator tanggal kadaluarsa barang.
Untuk contohnya silahkan perhatikan gambar berikut ini :
Dalam gambar tersebut terdapat tiga buah warna yang muncul sebagai tanda yaitu hijau, kuning dan merah.
Jika warna yang muncul dalam kolom E adalah hijau maka itu artinya barang masih jauh dari tanggal kadaluarsa atau lebih dari 28 hari.
Jika warna yang muncul dalam kolom E adalah kuning maka tanggal kadaluarsa sudah masuk dalam masa antara 14 - 28 Hari tetapi belum masuk persis ke tanggal kadaluars.
Sedangkan jika warna yang muncul adalah merah maka ada dua kemungkinan kondisi barang tersebut.
Kondisi yang pertama barang tersebut belum kadaluarsa tetapi hanya meyisakan waktu 14 hari untuk sampai ke tanggal kadaluarsa.
Kondisi yang kedua barang tersebut memang sudah melewati tanggal kadaluarsa.
Untuk membuat control seperti contoh diatas langkah yang pertama adalah hitung terlebih dahulu berapa hari sisa tanggal kadaluarsa dihitung sejak tanggal hari ini dalam kolom E.
Penghitungan tersebut akan menggunakan rumus Excel TODAY sebagai batasan tanggal hari ini.
Baca Juga : Rumus TODAY Di Excel Untuk Menampilkan Tanggal Hari Ini
Seperti yang sudah kita ketahui bahwa rumus TODAY dalam Excel memang dapat digunakan untuk menampilkan tanggal hari ini.
Rumus yang digunakan dalam kolom E adalah sebagai berikut :
=IF(D5-TODAY()>0;D5-TODAY();0)
Hasil dari rumus IF ini akan menghitung selisih tanggal hari ini saat artikel ini dibuat 18-04-2020 dengan tanggal kadaluarsa dalam kolom D.
Kenapa harus menggunakan rumus IF ?
Tujuannya adalah supaya tidak muncul angka negatif, memang dalam pola yang menggunakan Icon Sets sifatnya tidak wajib untuk menggunakan rumus IF.
Setelah jumlah sisa hari muncul dalam kolom E maka untuk menampilkan Icon Sets silahkan ikuti langkah - langkah berikut ini :
- Pilih area atau blok cell E5 sampai dengan E8
- Klik Tab Home
- Klik Conditional Formatting
- Pilih Icon Sets
- Klik gambar 3 warna sepeti dalam contoh tabel diatas atau namanya adalah 3 Traffic Lights
Setelah melakukan lima langkah diatas maka gambar lampu berwarna merah, kuning atau hijau sudah muncul dalam kolom E.
Jika kesulitan mengikuti langkahnya silahkan perhatikan gambar berikut ini :
Dalam gambar diatas terlihat bahwa opsi atau pilihan icon yang akan ditampilkan sangat banyak tidak hanya Traffic Lights.
Jadi, silahkan pilih sesuai dengan keinginan jika memang dirasa contoh Icon yang Saya pilih menurut Anda kurang bagus.
Sampai dengan ini masalah yang masih muncul adalah angka sisa hari kadaluarsa masih muncul dalam kolom E.
Untuk menghilangkannya silahkan ikuti langkah - langkah berikut ini :
- Pilih atau blok cell E5 sampai dengan E8
- Klik Tab Home
- Klik Conditional Formatting
- Klik Manag Rules
- Didalam kotak Rule(applied in order shown) klik Icon Set
- Klik tombol Edit Rule dan akan muncul kotak dialog Edit Formatting Rule
- Dalam kotak dialog Edit Formatting Rule cari kotak Show Icon Only kemudian checklist kotaknya
- Klik OK
Dengan mengikuti langkah - langkah diatas maka angka yang muncul dalam kolom E akan hilang dan yang muncul hanya Iconnya saja.
Jika dilakukan dengan benar sesuai dengan langkah - langkah diatas maka hasilnya akan persis seperti dalam contoh gambar diatas.
Mengontrol Tanggal Kadaluarsa Barang Dengan Data Bars
Cara mengontrol tanggal kadaluarsa barang dengan data bars ini caranya hampir sama dengan Icon Sets.
Perbedaanya adalah dalam Conditional Formatting menu yang dipilih adalah Data Bars bukan Icon Sets.
Contoh tampilan mengontrol tanggal kadaluarsa barang dengan Data Bars adalah sebagai berikut :
Dalam gambar tersebut tepatnya dalam kolom E sudah muncul Data Bars sesuai dengan sisa hari dari tanggal kadaluarsa.
Semakin pendek sisa hari tanggal kadaluarsa maka semakin pendek juga Data Barsnya.
Sebaliknya, semakin lama sisa tanggal kadaluarsa maka Data Bars akan semakin tinggi.
Untuk membuat kontrol tanggal kadaluarsa barang seperti dalam gambar diatas langkah yang pertama hitung sisa tanggal kadaluarsa dalam kolom E dan rumusnya sama persis dengan Icon Sets yaitu sebagai berikut :
=IF(D5-TODAY()>0;D5-TODAY();0)
Disinilah peran dari rumus IF, pada saat penghitungan sisa hari kadaluarsa tanpa rumus IF maka akan muncul angka negatif.
Angka negatif ini akan mempengaruhi terhadap panjangnya bars yang muncul dalam kolom E.
Semakin besar angka negatif yang muncul maka akan semakin tinggi posisi bars untuk angka 0 atau untuk barang yang baru mencapai hari terakhir tanggal kadaluarsa.
Jika dilihat hanya data barsnya saja ini akan dokhawatirkan seolah - olah barang tersebut masih cukup jauh dari tanggal kadaluarsa.
Setelah menghitung tanggal kadaluarsa dalam kolom E langkah selanjutnya adalah sebagai berikut :
- Pilih area atau blok cell E5 sampai dengan E8
- Klik Tab Home
- Klik Conditional Formatting
- Pilih Data Bars
- Klik pilihan warna bars yang diinginkan
Setelah mengikuti langkah - langkah diatas maka data bars sudah muncul dalam kolom E seperti yang terlihat pada gambar diatas.
Langkah selanjutnya adalah hilangkan angka pada kolom E supaya yang muncul hanya Data Bars saja.
Untuk cara menghilangkan angka pada kolom E langkah - langkahnya sama dengan cara menghialngkan angka pada Icon Sets.
Supaya mudah mempelajarinya silahkan mulai dari Icon Sets terlebih dahulu baru ke Data Bars karena langkah di Icon Sets sudah dilengkapi dengan gambar.
Itulah pembahasan kita kali ini tentang cara mengontrol tanggal kadaluarsa barang dengan Icon Sets dan Data Bars, semoga artikel ini bermanfaat untuk semua pembaca.
Posting Komentar untuk "Mengontrol Tanggal Kadaluarsa Barang Dalam Excel Dengan Icon Sets dan Data Bars"