Cara Membuat Buku Kas Kecil Di Excel
Buku Kas Kecil Di Excel - Tidak dipungkiri kas merupakan bagian yang sangat penting dalam perusahaan.
Selain itu Kas juga merupakan salah satu dari beberapa sumber data dalam pembuatan Laporan Keuangan.
Hampir seluruh kegiatan dalam aktivitas perusahaan akan berjalan dengan lancar jika disupport dengan baik oleh Kas.
Syarat untuk bisa support tersebut adalah adanya pengelolaan dan pencatatan Kas yang baik dan teratur supaya proses masuk dan keluar uang dalam Kas berjalan dengan lancar.
Cara Membuat Buku Kas Kecil Di Excel
Ada banyak media atau alat yang dapat digunakan untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran uang dalam Kas Kecil.
Dalam metode lama biasanya akan dibuat atau dicatat secara manual dalam Buku Khusus dan disebut Buku Kas.
Seiring berjalannya perkembangan kearah komputerisasi banyak perusahaan yang sudah beralih dari pencatatan manual ke komputer.
Pencatatan kedalam komputer ini bisa dilakukan dengan dua cara yaitu melalui aplikasi dan Microsoft Excel.
Jika perusahaan belum mempunyai aplikasi untuk pengelolaan Kas Kecil maka Excel akan menjadi solusi yang cukup bisa diandalkan.
Untuk itu mari kita lihat bagaimana cara membuat Buku Kas Kecil didalam Microsoft Excel.
Tapi sebelum itu mari kita coba lihat terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan Kas Kecil.
Pengertian dan Ruang Lingkup Kas Kecil
Kas Kecil merupakan uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran yang jumlahnya kecil dan tidak bisa dilakukan melalui check atau giro.
Bentuk dari Kas Kecil ini adalah uang tunai dengan jumlah yang tetap atau berubah tergantung metode yang digunakan.
Dana ini akan diserahkan kepada Kasir, dan selanjutnya Kasir akan bertanggung jawab secara penuh terhadap uang tunai tersebut.
Pertanggung jawaban tersebut biasanya dalam bentuk pembuatan Form Penerimaan atau Pengluaran Kas yang sudah dilengkapi dengan bukti - bukti transaksi yang valid seperti bon, kwitansi atau yang lainnya.
Jika dalam perjalanannya jumlah Kas Kecil tersebut dirasa kurang maka Kasir dapat mengajukan tambahan jumlah yang tentu saja harus disetujui terlebih dahulu oleh para pihak yang berkepentingan.
Untuk proses penggantian uang Kas Kecil yang sudah digunakan tergantung kepada metode yang dipilih atau metode yang digunakan.
Secara umum ada dua metode yang digunakan untuk pola pencatatan serta pola pengisian kembali Kas Kecil yaitu metode Imprest dan Fluktuatif.
Metode Pengelolaan Kas Kecil
Untuk metode pencatatan atau pengelolaan kas kecil dibagi menjadi dua yaitu Sistem Imprest dan Sistem Fluktuatif seperti yang sudah saya sebutkan diatas.
Metode Kas Kecil Sistem Imprest
Pada metode ini jumlah dari Kas Kecil akan selalu tetap selama periode Kas tersebut dijalankan.
Pada saat Kasir menerima dana dengan jumlah yang sudah ditetapkan maka selanjutnya Kasir akan membayar pengeluaran - pengeluaran kecil.
Jika saldo dari Kas Kecil sudah mendekati nilai minimal maka Kasir akan mengajukan Kas Kecil sesuai dengan jumlah pengeluarannya.
Pada saat Kas Kecil diisi kembali sesuai dengan jumlah pengeluarannya maka saldo Kas Kecil tersebut akan kembali ke jumlah awalnya.
Pencatatan Kas Kecil oleh Accounting biasanya dilakukan setelah proses pengisian Kas Kecil dilakukan.
Misalnya sebagai contoh pada awal periode Kasir diberikan dana Kas Kecil sebesar 5.000.000.
Selanjutnya dana tersebut oleh Kasir digunakan untuk pengeluaran - pengeluaran berikut ini :
- Pembayaran Biaya Kirim Barang 2.000.0000
- Pembayaran Listrik 1.000.000
- Pembayaran Telepon 500.000
- Pembayaran PDAM 500.000
Setelah membayar pengeluaran - pengeluaran tersebut diatas maka saldo akhir Kas Kecil adalah 1.000.000
Karena saldo sudah mendekati nilai minimal maka perlu diajukan kembali untuk pengisian saldo Kas Kecil.
Jumlah pengisian saldo Kas Kecil akan sesuai dengan jumlah pengeluaran yaitu 4.000.000 sehingga total saldo awal Kas Kecil sama dengan semula yaitu 5.000.000.
Metode Kas Kecil Sistem Fluktuatif
Pada metode yang kedua ini berbeda dengan metode yang pertama dimana saldo Kas Kecil pada metode ini selalu tidak tetap.
Pada metode ini setiap ada pengeluaran akan lngsung dicatat pada Buku Kas Kecil sehingga saldo akhir akan terus berubah sesuai dengan jumlah penerimaan dan pengeluarannya.
Pada saat akan ada pengisian kembali maka dasar yang diambil bisa sesuai dengan jumlah penbgluaran atau bisa juga sesuai dengan jumlah pengajuannya.
Selanjutnya untuk perusahaan yang sudah memiliki aplikasi pencatatan Kas Kecil atau aplikasi Laporan Keuangan maka proses input dan penjurnalan tinggal mengikuti alur aplikasi tersebut.
Untuk yang belum memilki aplikasi Laporan Keuangan mari kita buat Buku Kas Kecil ini didalam Excel.
Kenapa saya menyarankan Excel ?
Dalam Excel ada banyak rumus yang bisa kita gunakan untuk mempercepat penghitungan atau membuat sebuah pola dengan hitungan yang sudah otomatis berjalan.
Tentu hal tersebut diatas akan mempermudah serta mempercepat proses input Kas Kecil yang akan kita lakukan.
Membuat Buku Kas Kecil Di Excel
Untuk membuat Buku Kas Kecil dalam Excel bentuknya bisa beragam mulai dari yang mudah sampai dengan yang cukup rumit.
Pada prinsipnya pola seperti apapun bisa kita buat karena yang terpenting pola tersebut bisa menampung catatan penerimaan kas dan pengeluaran kas secara otomatis dalam Excel.
Untuk contoh pembuatan Buku Kas Kecil yang saya lakukan mungkin akan masuk dalam kategori yang sangat mudah.
Tampilannya adalah sebagai berikut :
Dari contoh tampilan Kas Kecil tersebut ada beberapa kolom dan rumus yang harus kita buat.
Apa saja rumus yang kita gunakan untuk membuat Buku Kas Kecil seperti dalam gambar diatas ?
Untuk rumus sebenarnya sangat mudah karena ini hanya akan menggunakan penambahan serta pengurangan dan penjumlahan saja.
Pembahasan yang pertama untuk kolom Tanggal, kolom ini tidak ada rumus apapun karena hanya akan menampilkan tanggal transaksinya saja.
Hal penting yang harus diperhatikan dalam kolom ini adalah pemberian format tanggal yang bisa dilakukan melalui menu Format Cells.
Tujuannya adalah supaya tampilan tanggal terlihat sesuai dengan format pada umumnya dan mudah dipahami oleh orang lain yang akan membaca Buku Kas Kecil ini.
Selanjutnya kita akan membahas kolom POS yang berisi pilihan apakah transaksi ini termasuk kedalam kategori penerimaan atau pengeluaran kas.
Jika transaksinya adalah penerimaan kas maka pada kolom ini yang kita pilih adalah KM.
Sedangkan jika bentuknya adalah pengeluaran kas maka kolom ini akan kita isi dengan KK.
Untuk mempermudah pengisian kolom ini sudah saya buatkan dropdown list yang isi atau pilihannya adalah "KM" dan "KK".
Untuk cara membuat dropdown listnya adalah sebagai berikut :
- Blok cell C5 sampai dengan C12
- Klik Tab Data
- Klik Data Validation
- Dalam Tab Setting kolom Allow pilih : List
- Selanjutnya dalam kotak Source masukan : KM;KK
- Klik OK
Setelah mengikuti langkah - langkah diatas maka saat kita klik cell C5 atau cell kebawahnya akan muncul pilihan atau dropdown list yang isinya adalah KM dan KK.
Baca Juga : Cara Menggunakan Data Validation Untuk Membuat Menu Dropdown Pada Microsoft Excel
Jika kesulitan membuat dropdown list untuk kolom POS ini silahkan pelajari artikel sebelumnya yang secara khusus membahas tentang dropdown list di Excel.
Kolom selanjutnya yang akan kita isi adalah No. Jurnal atau kolom D yang berisi nomor urut dari transaksi.
Dalam contoh diatas nomor urut sudah saya buatkan secara otomatis dengan menggunakan rumus.
Bahkan untuk nomor urut KM dan juga KK akan secara otomatis terpisah seperti yang terlihat dalam contoh gambar diatas.
Inilah alasannya kenapa saya mewajibkan kepada Anda untuk mengisi kolom POS dengan pilihan KM atau KK karena teks tersebut digunakan untuk membuat nomor otomatis.
Rumus yang digunakan untuk membuat nomor jurnal penerimaan dan pengeluaran kas otomatis dalam kolom D diatas adalah sebagai berikut :
=IF(C5="KM";"JKT"&C5&TEXT(B5;"yy")&TEXT(COUNTIF($C$5:C5;"KM");"0000");IF(C5="KK";"JKT"&C5&TEXT(B5;"yy")&TEXT(COUNTIF($C$5:C5;"KK");"0000");""))
Dengan menggunakan rumus tersebut maka secara otomatis nomor jurnal akan muncul sesuai dengan urutan dari transaksinya masing - masing.
Baca Juga : Membuat Nomor Jurnal Otomatis Untuk Buku Kas Kecil Dengan Rumus Excel
Untuk penjelasan secara rinci tentang rumus membuat nomor otomatis seperti diatas sudah saya jelaskan dalam artikel sebelumnya.
Selanjutnya untuk kolom uraian akan diisi dengan penjelasan dari transaksi yang sudah dilakukan dan kolom ini diisi secara manual atau tanpa rumus.
Selanjutnya untuk kolom Debet dan Kredit, kedua kolom ini akan diisi dengan jumlah transaksi yang sudah dilakukan.
Jika penerimaan kas maka yang diisi adalah kolom Debet sedangkan untuk pengeluaran kas yang diisi adalah kolom Kredit.
Selanjutnya kolom yang terakhir adalah Saldo, kolom ini akan memperlihatkan posisi saldo akhir kas pada periode akhir dari input yang sudah dilakukan.
Kolom ini akan otomatis terisi jika kita memasukan angka kedalam kolom Debet atau Kredit.
Rumusnya ada dua yang digunakan yaitu untuk cell H5 rumusnya adalah sebagai berikut :
=F5
Sedangkan rumus untuk cell H6 berbeda dengan rumus pada cell H5 yaitu sebagai berikut :
=H5+F6-G6
Sedangkan untuk cell H7 sampai dengan cell H12 atau cell selanjutnya silahkan copy dan pastekan rumus yang ada pada cell H6 diatas.
Dengan rumus tersebut penghitungan saldo akan otomatis berjalan sesuai dengan angka yang dimasukan kedalam kolom Debet dan Kredit.
Rumus terakhir pada cell F13 dan G13 hanya menggunakan rumus SUM saja, misalnya untuk cell F13 rumusnya adalah sebagai berikut :
=SUM(F5:F12)
Rumus SUM ini rasanya kita sudah paham ya dan saya tidak akan jelaskan secara detail.
Silahkan ikuti seluruh langkah - langkah serta rumus diatas untuk membuat Buku Kas Kecil di Excel.
Tetapi jika hanya ingin melihat contoh filenya saja silahkan ambil dan download melalui tombol berikut ini :
Silahkan penajari artikel serta contoh file yang sudah diambil, jika ada hal yang ingin ditanyakan silahkan isi kolom kotak komentar dibawah artikel ini.
Itulah pembahasan kita kali ini tentang cara membuat Buku Kas Kecil di Excel dan semoga artikel ini bermanfat untuk semua pembaca.
Posting Komentar untuk "Cara Membuat Buku Kas Kecil Di Excel"